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华南理工大学广州学院立卷归档工作规范

发布时间:2019-11-29 发布者:庾丹

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为进一步做好学校部门立卷归档工作,根据《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)及《华南理工大学广州学院档案管理办法》,特制定本规范。

第一条  学校部门立卷归档工作是指学校各单位(含机关、学院、直属单位,下同)将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求,立成案卷,定期移交到档案馆的工作。

第二条  各单位分管档案工作的负责人、兼职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责。

第三条  各单位的兼职档案员应依据本单位年度文件材料形成的规律、特点和归档要求,在档案馆的指导下,在规定的时间内完成立卷归档工作。

第四条  档案馆应加强对各单位档案立卷归档工作的指导、检查和督促工作,保证立卷归档的质量。

第五条  校内机构调整、撤销前,应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作,移交到档案馆保存,任何人不得将其据为己有,或带入其他单位,或自行销毁。

第六条  立卷归档的分工

(一)外单位的来文(包括中共中央、国务院、省、市党委、人民政府、教育部以及国务院各部、委下达的文、电材料等),由学校办公室立卷归档。

(二)以学校党委名义印发的公文由学校党委办公室立卷归档;以学校行政名义印发的代字为“华广办”、“华广人”等公文由学校办公室立卷归档。

(三)学校党委召开的党的代表大会、全委会、常委会、扩大会和学校行政召开的校长办公会议、党政联席会议、学校年度工作会议等形成的文件材料,分别由学校党委办公室和学校办公室立卷归档。以学校党委和学校行政名义召开的全校性专门会议、国际国内会议、校际会议等形成的文件材料,由主办单位立卷归档。

(四)各单位向学校党委、学校行政提交的请示、报告及相应的批复,原件由学校党委办公室或学校办公室立卷归档;复印件由呈文单位自行存档。

(五)专业性或具体业务性的文件材料(包括党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、出版、人物、实物、声像等门类),由相应的业务单位立卷归档。

(六)立卷归档涉及多个单位,由主办单位负责立卷归档,协办单位负责提供材料。

(七)校内个人在其各类重要活动中形成的文件材料,可由本人在档案馆的指导下立卷归档,也可由档案馆在本人配合下立卷归档。

第七条  立卷方法

(一)收集与预立卷

1.各单位应依据“华南理工大学广州学院各类档案归档范围及保管期限表”的要求,将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集并分类存放,做好预立卷工作。

2.剔除以下不予归档的文件材料

1)上级机关普发的、不需办理的文件材料;

2)上级和学校征求意见未定稿的文件材料(含未生效的合同、协议、单据、图纸和公文等);

3)非隶属单位抄送的不需办理、无参考利用价值的文件材料;

4)校外单位发来的反映外单位工作情况的文件材料;

5)校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料;

6)无保存价值的一般性信函和临时性的通知等;

7)重份的文件材料。

(二)整理立卷

1.分类组卷:在预立卷的基础上,将年度文件材料按专题、保管期限或文号进行分类组卷,原则是便于查找,灵活处理。

1)分年度:将文件材料按其形成或相关的年度分类。

一般文件材料按其形成年度归档。跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件材料,归入会议开幕的年度;法规性文件,归入公布和批准年度;科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定、竣工、引进年度;学生成绩、学籍和学位材料分别归入毕业年度和授予学位年度。

2)分专题:同一专题的文件材料统一组卷。

会议文件材料,按会议的届次组卷,根据文件材料的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;统计、报表、名册等材料,按照名称组卷;工作计划、总结等材料,按责任者或名称组卷;简报、刊物等材料按名称或期号组卷;科研、基建、设备等方面的材料按项目组卷,一项一卷或若干卷,项目管理性文件材料和理论性文件材料组卷后放在各卷之首,其余按工作阶段及重要程度或文件材料性质分别组成若干卷。

3)按保管期限:档案应按保管期限的长短进行分类立卷,档案的保管期限一般分为永久、定期(即30年或10年,有特殊规定的按特殊规定处理)。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、地方和国家的建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映学校一般工作活动,在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为定期保管;上级及外单位来文,除直接针对本校的、重要的文件材料列为永久保管外,有指导性及参照性的列为定期保管。

4)按文号:同一年度同一代字公文(如“华广办”等)如保管期限一致,可采用按文号顺序组卷。

2.卷内文件材料排序:文件材料分类整理装盒后应按要求排序。排序一般为批复在前,请示、报告在后;上级通知在前,上报材料在后;正式印发文件在前,校领导签发稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。其他文件材料可按重要程度、时间先后或文号顺序排列。

(三)集中审卷

由档案馆负责对各单位立卷进行审查,审查的主要内容如下:

1.文件材料是否收集齐全完整,尤其是附件及批复件;

2.是否为原件,有无加盖公章,应签名的有关人员有无签名;

3.是否有不需归档的文件材料;

4.分类是否准确;

5.卷内文件材料排序是否合理;

6.案卷文件材料的数量是否合适;

(四)调整定卷

对不符合要求的案卷,各单位在档案馆的指导下进行补充、调整、完善,组成案卷并定卷。

 

(五)填写卷盒

按要求填写档案盒封面的相关信息,主要有:

1.归档单位:填写立卷归档单位的名称;

2.档号:由年度(文件形成或相关的年度)+类目代号+卷号组成,各类档案分类类目见附件1;

3.案卷题名:应简明确切,结构完整,体式一致,一般包括卷内文件主要责任者(不得简称“本校”、“上级”)、内容、名称(文种)。案卷标题不超过50个汉字;

4.卷内文件材料起止日期:卷内文件材料形成的最早及最晚日期;

5.保管期限:依据华南理工大学广州学院各类档案归档范围及保管期限表(见附件2-8)填写相应的保管期限;

6.密级:有保密要求的要填写密级。

(六)编号与装订

调整定卷后,应按文件材料及案卷的顺序编写件号及案卷号,有必要装订成卷的应编制页号。

1.编件号:按件组卷的文件材料应在每份文件的右上角加盖档号章,并按文件顺序编写件号和档号。

2.编页号:若需装订成卷的材料应使用打码机打上页号,应注意:

1)卷内目录、备考表均不编页号;

2)卷内文件只要页面有书写文字的,均应编页号;

3)页号用蓝色或黑色打码机打出,起始号为1;

4)页号的位置在每页材料非装订线一侧的右下角;

5)同一卷内文件材料一般不超过150页。

3.编案卷号:案卷按重要程度(重要的在前)、保管期限(永久的在前,定期的在后)的顺序,编写案卷号。

4.装订

1)拆除文件材料上的金属物,对破损的文件材料要进行裱糊、修补,对较大的图表,要按“手风琴”方式折叠成A4纸大小,并将图表题名翻出,便于查找。

2)采用不锈钢订书针或线缝法装订。装订之前,先检查文件材料是否留有足够的空白边,不够则须进行贴边处理。较厚的文件材料可在移交前到档案馆打孔装订。

(七)目录著录

1.各单位应做好文件材料的目录录入工作。依据档案管理系统的界面,必须录入以下内容:

1)序号:以卷内文件材料排放先后或档号上所反映的顺序录入顺序号。

2)文号:文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,如“华广办〔2019〕1号”。

3)责任者:即形成该文件的单位,如几个单位联合发文,则录入第一责任者即可。

4)题名:即文件材料标题,一般照实录入。没有标题或标题不能说明文件材料内容的文件,可自拟标题,但应概括出主要内容。

5)主题词:有主题词的公文须录入主题词,主题词之间以空格隔开。

6)成文日期:即文件材料的落款日期,应注意与文件的印发日期相区分。

7)归档年度:应填写文件材料形成的年度。

8)附件:有附件的文件材料应在附件栏录入附件题名,多个附件则按序号录入,用分号间隔。

9)页数:卷内文件材料只要有书写文字的均应算页数,包括附件的页数。

10)除以上内容外,移交部门、文件类型、密级、是否归档等也必须录入。

2.打印卷内目录:文件材料目录录入档案管理系统之后,应打印卷内目录并置于卷内文件材料之前;学籍表、成绩单等不需要录入档案管理系统的也应打印好目录,并将目录电子版同步归档。

(八) 填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件材料之后,必须用黑色水笔或签字笔填写。

1.本卷情况说明:填写卷内文件材料缺损、补充、移出、销毁等情况。

2.立卷人:由组成本卷的兼(专)职档案员签名。

3.检查人:由对案卷质量进行审核的档案馆人员签名。

4.立卷时间:填写立卷的具体时间。

  第八条  移交归档

(一)归档时间

见《华南理工大学广州学院档案管理办法》

(二)移交手续

1.移交档案前,必须对档案再作认真检查,尤其注意批复、复函和附件是否漏交。发现手续不全或案卷不符合要求的,档案馆将予以退回,并要求移交单位在规定的期限内整改后再移交。

2.各单位移交档案均须打印(或填写)移交清单表一式两份,并由档案馆和移交单位经手人签名(盖章),双方各保留一份。